Abriendo las puertas a un nuevo mundo

Es una función altamente estratégica y que requiere una dedicación permanente, muy especializada y por eso se instauró un área dedicada exclusivamente a la búsqueda de alumnos para cada proceso de postulación y matrícula.

La actual Dirección de Admisión se creó hace un año atrás como una manera de concentrar las labores de coordinación para el proceso de matrícula a Duoc UC que, hasta ese momento, era parte de las tareas de la Dirección de Comunicación y Marketing. “Fue el aumento sostenido en la complejidad de esta labor –especialmente a raíz de la crisis sanitaria–, lo que hizo necesario levantar un equipo con dedicación permanente que administrara el proceso de manera más centralizada y que, además, coordinara las gestiones específicas que se realizan dentro de cada una de las sedes”, explica Fabio Anziani, Director de Admisión.

El área tiene hoy 13 personas y en la línea directa hay un subdirector de Difusión, un jefe de Admisión y un jefe de Contact Center. Paralelamente a ellos están los directores de admisión en cada una de las sedes que ­–aunque dependen directamente de Claudio Duce, Director General de Admisión, Comunicación y Extensión– trabajan en coordinación permanente con el equipo de Fabio Anziani y eso permite gestionar labores en las sedes mismas.

Una tarea permanente

Si bien lo más visible dentro y fuera de la Institución es el proceso público de búsqueda de alumnos, que este año se inició el 12 de octubre pasado, el cometido de esta área no se detiene en ningún momento e incluye acciones permanentes de exploración por nuevos postulantes. Esta es la tarea del subdirector de Difusión, quien tiene a su cargo un equipo de coordinadores que desde comienzo del año realizan visitas a colegios, organizan charlas motivacionales y eventos especiales como ferias. Un equipo de fidelización que genera interacciones, experiencia y comunicación permanente con los prospectos para mantenerlos interesados hasta el proceso de postulación y matrícula. Además despliegan acciones de marketing digital para alimentar bases de datos y dar a conocer los atributos de Duoc UC para que en el último tramo los interesados ya tengan una decisión al respecto.

La tarea del jefe de Admisión es coordinar las labores operativas a través del sistema de matrícula online que comenzó a funcionar como alternativa a la presencialidad incluso antes de la llegada de la pandemia. Tanto la matrícula virtual como aquella que se realiza en las sedes requieren que ciertos procesos e informaciones se establezcan mucho antes, como la definición de los aranceles, la contratación de operadores para el período más intenso y su capacitación. “Este trabajo implica una coordinación constante con las áreas operacionales de las sedes, con el Departamento de Admisión y Registro Académico (DARA), con los equipos de tecnología y asegurar la conectividad con proveedores para validar la documentación exigida, entre otras acciones. Es una labor clave que ocurre tras bambalinas y que debe funcionar perfecto para que todo el sistema marche bien”, explica Fabio Anziani.

El jefe de Fidelización tiene el objetivo de generar interacciones y experiencia significativa a los prospectos a través de acciones, mensajes y comunicación para que al momento de postular, lo hagan en Duoc UC. Este viaje, tiene como propósito matricular alumnos con alto conocimiento de la institución.

El rol del Jefe de telemarketing es fundamental para dar a conocer nuestra oferta académica. Nuestro equipo está compuesto por personas capacitadas y comprometidas con el proceso de admisión de Duoc UC, quienes entregan un servicio de calidad y gran responsabilidad, ya que esto conlleva a que nuestros alumnos tomen una de las decisiones más importantes para su futuro laboral. A través del telemarketing, hemos mejorado nuestros procedimientos, metodología y servicios ofrecidos, ya que recibimos feedback de manera constante por parte de nuestros alumnos. El telemarketing es un gran impulso para la prospección, venta y fidelización.

La etapa más intensa es la que comienza a mediados de octubre, cuando se inicia la comunicación externa, y concluye el 31 de marzo, cuando el sistema se cierra a nuevas postulaciones y matrículas. En ese período hay momentos claves definidos por la salida de los resultados de la PTU, por los resultados del Formulario Único de Acreditación Socioeconómica (FUAS) y por las listas de matriculados en la educación universitaria, entre otros hitos.

En este escenario, los mayores avances del área han estado en la capacidad para ir ajustando los mensajes y destinarlos a públicos específicos. Al comienzo del proceso, la comunicación se orienta de manera genérica a relevar los atributos de la Institución. Luego, hacia el final y con un sistema robusto de bases de datos con información sobre los eventuales postulantes, la comunicación hacia ellos busca ajustarse a sus necesidades específicas en relación con la carrera a la que cada uno podría postular.

Con todos los avances en esa línea, Fabio Anziani es claro en que aún queda mucho por desarrollar y construir en eficiencia y precisión. “Nosotros no tenemos los recursos que otras instituciones, por lo tanto hay que trabajar con business intelligence para acercarnos a los potenciales postulantes en el momento más oportuno y es ahí donde queremos llegar”, finaliza.