En el marco de la implementación y monitoreo de las estrategias e iniciativas que conforman el Plan de Desarrollo de Duoc UC 2021-2025, se habilitó el sitio plandesarrollo.duoc.cl con el objetivo de promover la eficiencia y la colaboración de la gestión de documentos y compartir la información asociada al Plan de forma segura, en formato digital.

 

Objetivos claves

Es un sitio de comunicación y colaboración, diseñado para difundir información, compartir noticias, informes y estados de avance en el despliegue de estrategias e iniciativas en un formato visualmente atractivo, promoviendo la digitalización.

Contar con este sitio permitirá, por un lado, que Directores/as y equipos se mantengan informados de la implementación del Plan de Desarrollo, no solo de las iniciativas que coordinan, sino que también del conjunto de estrategias y acciones. Por otro lado, la Dirección de Aseguramiento la Calidad podrá monitorear el avance y elaborar reportes periódicos a rectoría.

 

Puesta en marcha

Durante el mes de septiembre, los(as) encargados(as) de iniciativas trabajaron en la definición de los objetivos, los componentes, el cronograma, los resultados esperados y una propuesta de recursos asociados para su ejecución. Estos últimos se encuentran en fase de estudio y aprobación por parte de Rectoría.

Una vez aprobados los planes de acción y los recursos para su implementación, se proyectan cargas semestrales de información que permitan evidenciar los avances.

 

Cómo se espera aportar en concreto al PDD.

El sitio Sharepoint será la base para el monitoreo permanente de la implementación de las estrategias e iniciativas que integran el Plan de Desarrollo, y actuará como repositorio y respaldo de toda la información relacionada a la ejecución de los planes de acción diseñados para cada iniciativa, permitiendo sistematizar la evidencia y a futuro posibilitar el desarrollo de evaluaciones del cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan.

Asimismo, será una herramienta de comunicación y socialización permanente entre los distintos responsables de iniciativas y estrategias, permitiendo compartir avances, noticias, buenas prácticas y generar sinergias para un mayor trabajo colaborativo.

 

¿Cómo funciona?

Al ingresar al sitio Sharepoint del Plan de Desarrollo, se  puede acceder a un resumen con los principales elementos del Plan, sus objetivos y la relación entre estos y las 14 estrategias que lo componen. Además, también es posible visualizar y acceder a la información relacionada con cada una de las estrategias, sus objetivos y el valor asociado.

En cada sitio de estrategia se encuentran las carpetas de las iniciativas. Es ahí donde cada responsable se encuentra habilitado con los respectivos permisos para subir y generar contenidos que permitan ir monitoreando los avances de la implementación, cuya periodicidad será semestral.

Solo responsables de iniciativas y estrategias pueden editar y generar contenido en la página, pero todos los colaboradores de Duoc UC pueden entrar al sitio y visualizar la información tanto a nivel general, como también a nivel específico respecto a estrategias e iniciativas.

El sitio cuenta con un manual de usuario, diseñado por la Dirección General de Servicios Digitales, donde se definen los procedimientos para la ejecución de las distintas funcionalidades y acciones que permite la página.

 

Status de este proyecto y pasos a seguir

Actualmente, se está trabajando en el proceso de análisis de consistencia y cobertura de las iniciativas con las estrategias a las cuales contribuyen, para evaluar últimos ajustes de ser necesario. Se está analizando la consistencia entre el impacto de las iniciativas y su valor asociado, si la planificación propuesta y los recursos asociados permitirán alcanzar los resultados esperados y si ejecutadas todas las iniciativas según su planificación se avanza en la estrategia y se cumplen los objetivos, o si faltan iniciativas para lograr lo que nos hemos propuesto.

La Dirección Ejecutiva, con apoyo de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad y la Dirección de Planificación y Gestión, revisará en detalle los recursos solicitados por cada iniciativa, en conjunto con cada responsable, a fin de aclarar dudas, especificar detalles y elaborar la propuesta final para sanción.

En paralelo, se ajusta la propuesta de tablero de control de indicadores con que se medirá el logro de los objetivos y metas que se establecerán, y con ello el sistema de seguimiento del Plan, que permitirá monitorear el avance en los objetivos, estrategias e iniciativas. Este sistema será comunicado a fines del mes de noviembre y será vinculado con nuestro sistema de visualización BI institucional.